Facylitacja grupy jest w swojej kwintesencji obserwacją procesów zachodzących w grupie oraz wspieraniem jej rozwoju. Aby jak najlepiej pełnić swoją rolę jako facylitator, należy dowiedzieć się czym jest grupa. W jaki sposób formułować zasady panujące w grupie, jakie role i procesy są istotne dla działania grupy? Ważna jest także wiedza, jak efektywnie zarządzać konfliktem, by był on przyczynkiem do rozwoju facylitowanej grupy.

Czym jest grupa?

Grupa to dwie lub więcej osób, które spełniają następujące wymagania:

  • ludzie wchodzą ze sobą w interakcje, są ze sobą w jakiś sposób połączeni,
  • interakcje nie są przypadkowe, mają znaczenie, są odpowiedzią na cel grupy,
  • istnieje tożsamość grupowa z granicą, która definiuje grupę i określa, kto jest wewnątrz grupy, a kto nie.

Grupa jako system

Facylitacja grupowa proponuje zestaw praktycznych narzędzi i technik usprawniających relacje i procesy w grupie. Ale jak każda praktyka, nie jest ideologicznie neutralna. Facylitacja podziela wartości i idee, które można ująć w systemową, holistyczną i zrównoważoną wizję świata.

Wizja systemowa sugeruje, że grupy nie są prostym zbiorem autonomicznych i niezależnych jednostek. Wręcz przeciwnie, są to złożone systemy złożone z różnych części, które wzajemnie na siebie oddziałują.

Holistyczna wizja prowadzi nas do myślenia o grupach jako bytach egzystencjalnych z jakąś formą własnej istoty, nieredukowalną do ludzi, którzy je tworzą. Dlatego mówimy o bycie grupowym, polu grupowym, świadomości grupowej itp. Chcemy w ten sposób wskazać, że grupa ma swoje własne właściwości i cechy. Te, definiują ją jako autonomiczną całość i które są niewytłumaczalne na podstawie jej składników.

Wreszcie idea zrównoważonego rozwoju prowadzi nas do postrzegania grup jako ekosystemów lub wspólnot życia, w których każda część nie tylko wpływa na inne, ale jest niezbędna do prawidłowego funkcjonowania pozostałych.

Role i rangi w grupie

Wszyscy pełnimy i przyjmujemy pewne role. W ogólnej rzeczywistości są role strukturalne, takie jak dyrektor, sekretarz… Na poziomie relacji role są wyrazem procesu grupy (lider/naśladowca, ofiara/agresor). Każda rola jest znacznie szersza niż my i jednocześnie my jesteśmy szersi niż jakakolwiek rola. Dlatego osoby nie są rolami. Dojrzała i skuteczna grupa to taka, która szkoli swoich ludzi, aby mogli płynnie przechodzić między rolami.

Rangi odnoszą się do zajmowanej pozycji władzy w danym systemie lub w kontekście społecznym/interpersonalnym. Termin przywilej odnosi się do korzyści i korzyści wynikających z rangi/pozycji władzy.

Jednym z głównych zadań tworzenia trwałych zmian społecznych jest pomoc dominującym grupom w uświadomieniu sobie ich siły i przywilejów. Bo największym przywilejem grup dominujących jest nieświadomość cierpienia marginalizowanych. W każdym systemie, w którym istnieją różnice we władzy, randze i przywilejach, pojawiają się kwestie nadużyć i zemsty.

Typy rang

Ranga społeczna: zależy od kontekstu. Pochodzi z rasy, płci, orientacji seksualnej, klasy, pieniędzy, stanowiska, stażu pracy w strukturze, religii, wykształcenia, zdrowia, koloru skóry, urody, wieku, ideałów…

Ranga psychologiczna: daje wolność i jest mniej kontekstowa, głębsza. Pochodzi z poczucia bezpieczeństwa i opieki na świecie, z wewnętrznej samowiedzy lub poczucia własnej wartości. Rozwija się również poprzez przetrwanie cierpienia i wyłanianie się silniejszym i bardziej współczującym.

Ranga duchowa: nie przynależy do żadnej struktury ani poziomu, ale jest znacznie głębsza. Jest niezależna od kultury, rodziny czy świata. Jest w każdym z nas i nikt nie może nam tego dać ani odebrać. Możemy nad tym pracować, obudzić się i przypomnieć sobie to, o czym zapomnieliśmy. Wynika to z przepracowania wnętrza na poziomie esencji, z boskiego i transcendentnego połączenia, które cię prowadzi i utrzymuje koncentrację nawet podczas burzy. Ci, którzy mają silny związek ze swoją istotą i istotą życia, mają wiarę, że wszystko dobrze się ułoży. Zachowują także wiarę i spokój przed ogniem, w trudnych chwilach życia, w sytuacjach przemocy.

Oznaką niskiej rangi byłoby: mówienie tak, kiedy mam na myśli nie, bardzo emocjonalna komunikacja i brak umiejętności utrzymywania kontaktu wzrokowego. Również przekonanie, że to twoja wina w grupie lub rodzinie, stawianie się w roli ofiary.

Oznaki wysokiej rangi to martwe punkty w twoim uprzywilejowanym spojrzeniu, umiejętność publicznego przemawiania, oglądanie się przez ramię, poruszanie się, zdystansowany lub paternalistyczny ton, przekonanie, że problem należy do kogoś innego lub przekonanie, że jesteś lepszy od innych.

Kanały komunikacji

Komunikacja może przybierać różne style i może zachodzić w tym samym czasie. Może zdarzyć się tak, że kilka osób mówi jednocześnie, niektóre słuchają, komunikują się niewerbalnie, jest ruch, cisza, podgrupy itp.

Dzisiejsza kultura komunikacji przyzwyczaja się do werbalnego i liniowego stylu komunikacji. Poglądy mniejszości mają nielinearny styl (wyraz chaotyczny, gniewny, milczący lub oniryczny).

Nasze doświadczenia wyrażone są w 6 kanałach:

  • Słuchowe: werbalne, co słyszymy. Jest bardziej w pierwszej uwadze. Wewnątrz znajdują się bardziej subtelne podkanały, które łączą się z drugą uwagą, takie jak ton głosu, pauzy, odstępy między słowami…
  • Wizualne: to, co widzisz, wyobraźnia, fantazja, sny.
  • Kinestetyka: ruch/ciało. Kanały podrzędne to rytm i czas.
  • Propriaceptywne: kanał czuciowy i emocjonalny, środowisko, atmosfera. Sam konflikt ma swoją energię. Są ludzie, którzy są jak anteny.
  • Relacyjny: dynamika między ludźmi (interpersonalna), konflikty, oskarżenia, transfery, projekcje.
  • Kanał świata: synchroniczności W jaki sposób świat odnosi się do ciebie? W tej drugiej i trzeciej uwadze jest pewien stopień subtelności.

Czym zatem jest facylitacja, kim jest facylitator?

Facylitacja to przede wszystkim zestaw technik i umiejętności pozwalających na lepszą komunikację. Jest to też lepsze poznanie się w grupie, podejmowanie dobrych decyzji. Jest to także rozwiązywanie napięć i konfliktów, nauka współpracy i celebrowanie tego, kim jesteśmy. W kontekście formalnym, facylitator to zwykle zewnętrzny konsultant lub członek grupy. Jest on wezwany lub zaproponowany do zorganizowania wydarzenia, poprowadzenia zgromadzenia decyzyjnego, mediacji w konflikcie wewnętrznym, zachęcenia do forum lub dynamicznej grupy, lub w celu usprawnienia komunikacji wewnętrznej. Oczekuje się od niego, że swoją postawą i umiejętnościami komunikacyjnymi przyczyni się do stworzenia w grupie atmosfery troski i zaufania, w której proces może przebiegać w najbardziej optymalnych warunkach. Oczekuje się aby był neutralny w swoich interwencjach. Nie wykorzystywał swojej pozycji władzy do faworyzowania określonego rezultatu i dbając jednakowo o wszystkie zaangażowane strony.

Aby facylitacja grupowa była naprawdę skuteczna, osoby tworzące grupę powinny w idealnym przypadku powinny mieć systemową, holistyczną i zrównoważoną wizję świata. W praktyce wizja ta przekłada się na zbiór zasad i wartości, które towarzyszą temu, co ludzie mówią i robią.

Niektóre z tych wartości to:
  • Równość: grupa ceni jednakowo wszystkie głosy i tworzy przestrzeń do udziału wszystkich. Uznaj, że każdy ma coś do zaoferowania, jakkolwiek małe lub nieistotne może się to wydawać innym. Wszyscy mają w sobie część prawdy. Osoba, która facylituje grupę jest jeszcze jednym głosem w grupie. Dzieli się swoją wiedzą z grupą i uczy się od niej.
  • Różnorodność: grupa ceni sobie różnorodność głosów, które w niej istnieją i jest przez nie wzbogacana. Akceptuje różnice i rozumie je jako element transformacji, nawet jeśli oznacza to sytuacje napięć lub konfliktów.
  • Współpraca: grupa pracuje wspólnie nad realizacją swojej wizji. Ludzie współpracują ze sobą bez rywalizacji. Grupa pozwala i faworyzuje indywidualną ekspresję, wiedząc, że wszyscy są częścią kolektywnej ekspresji i przyczyniają się do niej.
  • Troska: Grupa przedkłada troskę o ludzi nad cele. Facylitator szuka sposobów zaspokojenia indywidualnych potrzeb, które są zgodne z potrzebami zbiorowymi.

Facylitator w efektywnej organizacji

Organizacja składa się z ludzi, którzy są zjednoczeni wokół wspólnego celu. Sposób, w jaki wykonywana jest praca, aby osiągnąć ten cel, nazywamy „procesem”. Zawsze istnieje proces, nawet jeśli czasami jest on nieświadomy lub chaotyczny.

Głównym zadaniem jakie przyjmuje facylitator jest pomoc w zwiększeniu efektywności grupy poprzez doskonalenie jej procesu i struktury. Mówimy, że facylitator jest strażnikiem procesu, nie zapominając jednak, że jego zadaniem jest dbanie o trzy filary pracy grupowej, czyli dbanie również o ludzi i cel.

Opieka nad procesem

Celów nie da się osiągnąć bez procesu. Procesy są niezwykle ważne. Mogą doprowadzić nas nie tylko do osiągnięcia celów, ale także do tego, aby ludzie przeżyli tę podróż w sposób satysfakcjonujący i efektywny, a inteligencja grupowa została wzmocniona. Z punktu widzenia facylitacji grupowej, projektujemy procesy jako kluczowe elementy, aby grupa mogła się rozwijać. Generujemy procesy dla:

  • Projektowania i zarządzania pracą
  • Komunikowania się ze sobą i z grupą
  • Podejmowania decyzji
  • Oceny i monitorowania pracy
  • Zajmowania się zarządzaniem emocjami i sposobem zarządzania konfliktami

Opieka nad ludźmi

Trzecim podstawowym filarem są ludzie. Grupy składają się z ludzi, którzy są istotami złożonymi, pełnymi przeżytych doświadczeń, które nieustannie ułatwiają i utrudniają nam codzienne życie. Relacje między ludźmi i relacje ludzi między sobą oraz z polem grupowym generowanym między nimi są stałym źródłem aktywności w grupie. Zaniedbywanie ich, ignorowanie lub wymuszanie unieważnia i niszczy wszystko: ludzi, procesy i cele. Spośród trzech wierzchołków naszego trójkąta ten jest najbardziej złożony. Doświadczenie grupowe rani wielu jej członków. Grupom należy pomagać w przyjmowaniu potrzeb ludzi, różnic indywidualnych i wsłuchiwaniu się w różne głosy. Troska o ludzi inspiruje nas do poszukiwania równowagi między przestrzenią osobistą i grupową, identyfikując i szanując osobiste granice jednostek.

Spotkania, a rola jaką na nich pełni facylitator

Spotkania to formalne przestrzenie, w których ludzie z tej samej grupy spotykają się, aby uzyskać dostęp do zbiorowej inteligencji. Tym samym mogą badać, podejmować decyzje, rozwiązywać konflikty, zarządzać emocjami, spójnością itp.

Bardziej operacyjne spotkania robocze, podczas których rozdzielamy zadania, myślimy i tworzymy propozycje, debatujemy i podejmujemy decyzje, są najczęściej spotykane w grupach roboczych lub zespołach.

Spotkania czasami mają „złą reputację” lub możemy mieć z góry przyjęte wyobrażenie o nich jako o czymś bardzo nudnym i bezproduktywnym. Dzieje się tak, ponieważ z naszego doświadczenia wynika, że byliśmy w stanie spędzić dużo czasu na nieefektywnych i/lub niezadowalających spotkaniach, pozbawionych projektu, porządku i ułatwień. Tu także przydaje się facylitator.

Spotkania to bardzo ważne momenty w grupach, w których ci z nas, którzy na nie uczęszczają, odkładają na bok nasz program, aby spotkanie mogło się odbyć, więc należy je dobrze wykorzystać, bo to bardzo cenne momenty. Rola jaką pełni facylitator może w tym sensie wiele wnieść.

Cele spotkań

Spotkania mogą mieć różne cele:

  • Informacyjny
  • Formatywny
  • Kreatywny
  • Rozważania, dialog
  • Podejmowanie decyzji
  • Komunikację emocjonalna
  • Spójność

Aby spotkanie było skuteczne, ważne jest skupienie się na zadaniach, które musimy wykonać, aby zadbać o spotkania w różnych momentach: przed spotkaniem, aby je przygotować i zwołać ludzi, w trakcie spotkania, aby zadbać o procesy i ludzi, a po nim , po zakończeniu spotkania, aby śledzić, co się stało.

Przed spotkaniem

Poświęcenie czasu na przygotowanie się do spotkania ma kluczowe znaczenie dla powodzenia spotkania. Jeśli jedna lub więcej osób (zwykle organizatorzy i facylitator) poświęci 20 lub 30 minut na przygotowanie się do spotkania, może to sprawić, że 20 godzin, które cały zespół spędza na spotkaniu (10 osób na 2 godziny spotkania), będzie dobrze wykorzystane, wydajny i zadowalający. Dlatego ten czas przygotowań może być świetną inwestycją dla zespołu.

Podczas spotkania: Podczas opracowywania spotkania głównym celem na którym skupia się facylitator jest dbanie o procesy i ludzi, nie tracąc z oczu celów spotkań.

Aby ułatwić pomyślne i wydajne prowadzenie spotkań, ważne jest, aby grupa uzgodniła i przyjęła pewne podstawowe zasady postępowania lub umowy, których należy przestrzegać podczas prowadzenia spotkań. Grupa może opracować własne podstawowe zasady w oparciu o swoje potrzeby i wartości oraz je zrewidować. Jeśli spotkanie jest przeznaczone dla grupy, która nie będzie kontynuowana w czasie, jako facylitator możesz zaproponować te podstawowe uzgodnienia na początku spotkania. W każdym razie jedną z funkcji jaką pełni facylitator jest zapamiętywanie ich oraz identyfikowanie i zwracanie uwagi na to, czy grupa ich nie szanuje.

Po spotkaniu

Praca spotkania nie kończy się wraz z zamknięciem spotkania. Po spotkaniu jest kilka ważnych zadań do wykonania.

  • Wysłanie protokołów. Ważne jest, aby wysłać protokoły do wszystkich osób, które zostały wezwane na spotkanie, niezależnie od tego, czy uczestniczyły w spotkaniu, czy nie.
  • Wyniki lub produkty zwrotne. Jeśli podczas spotkania uzyskano wspólną pracę, zbiory lub inne istotne produkty, należy się nimi podzielić z zaproszonymi na spotkanie.
  • Ewaluacja: ewaluacja jest konieczna zwłaszcza w przypadku większych lub sporadycznych spotkań. W każdym przypadku wskazane jest zapewnienie przestrzeni do ewaluacji w celu usprawnienia funkcjonowania spotkań. Oceny tej można dokonać na koniec spotkania lub później, na przykład za pomocą kwestionariusza internetowego. W każdym przypadku konieczna jest praca nad informacjami uzyskanymi w ewaluacji i zastanowienie się nad możliwymi propozycjami ulepszeń.
  • Kontynuacja umów: na spotkaniach podejmowane są decyzje i rozdzielane są zadania. Ważne jest, aby śledzić uzgodnienia zawarte po spotkaniu.
  • W razie potrzeby zwołaj następne posiedzenie.

Podejmowanie decyzji, co powinien zrobić facylitator?

Podejmowanie decyzji jest fundamentalną częścią spotkań i szerzej życia organizacji. Systemy zarządzania muszą odpowiadać interesom organizacji i jej wartościom. Zarządzanie, podobnie jak grupy i organizacje, to żywe systemy, które muszą dostosowywać się do danej sytuacji w grupie i jej kontekstu. Aby zarządzanie było bardziej odporne, tj. aby było w stanie lepiej dostosowywać się, dostosowywać i reagować na zewnętrzne lub wewnętrzne kryzysy lub zmiany, musi ono podlegać zasadom przejrzystości i uczestnictwa. W tym celu konieczne jest zrozumienie struktury procesu decyzyjnego, która odpowiada pewnym cechom. Aby w zadowalający sposób dojść do decyzji, konieczne jest wytyczenie ścieżki, która doprowadzi nas do jej podjęcia w sposób lepszy sposób, w zależności od rodzaju decyzji i zaangażowanych osób.

Możemy zdefiniować ścieżkę 6 kroków, aby mieć jasny proces decyzyjny:

Zidentyfikuj problem

Jednym z pierwszych pytań, na które musimy sobie odpowiedzieć, jest to, jakiego rodzaju decyzje należy podejmować i jakie są ich cechy. W tym sensie, interesująca jest możliwość rozróżnienia decyzji, przed którymi musi stanąć grupa, zgodnie z ich zakresem.

Ustal kryteria

Jedną z największych trudności w podejmowaniu decyzji jest jasne określenie podstawy, na jakiej podejmuje się taką czy inną decyzję: czy to dlatego, że tak a tak mówi tak a tak? Czy to z powodu inercji? Czy to z powodu…? Jednym ze sposobów lepszego zrozumienia procesu i uczynienia dynamiki funkcjonowania przejrzystym jest zdefiniowanie kryteriów podejmowania decyzji.

We wszystkich decyzjach, ale szczególnie w decyzjach złożonych lub trudnych, wygodnie jest opracować kryteria, które pomogą nam wybrać najbardziej odpowiednią propozycję do osiągnięcia wspólnego celu.

Niektóre z tych kryteriów mogą obejmować: krótszy czas realizacji działania, większy wpływ, większy udział, bardziej zrównoważony charakter, niższy koszt, dostępność, łatwość wdrożenia itp.

Zważ kryteria

Ważenie kryteriów jest kluczowym krokiem w procesie decyzyjnym. Umożliwia obiektywną i metodyczną ocenę różnych alternatyw w oparciu o szereg istotnych czynników. Każdemu kryterium przypisuje się wagę zgodnie z jego względną ważnością w kontekście decyzji, która ma zostać podjęta. Takie podejście ogranicza subiektywizm. Pozwala na bardziej wyważoną i porównawczą ocenę dostępnych opcji, co jest szczególnie przydatne w przypadku złożonych decyzji o dużym wpływie.

Wygeneruj alternatywy

Opracowanie rozsądnych alternatyw lub propozycji jest podstawowym aspektem procesu decyzyjnego.

W przypadku prostych decyzji formalne opracowanie propozycji nie jest konieczne. Jest konieczne w przypadku innowacyjnych propozycji, złożonych, strategicznych, kontrowersyjnych decyzji lub decyzji, które stanowią ważną zmianę dla grupy.

Oceń alternatywy

Po sporządzeniu wniosków należy je ocenić, aby zdecydować, który z nich wybrać. Między innymi po to, aby ta ocena miała wspólny pogląd, opracowano kryteria. Obecnie stosuje się go w celu porównania propozycji z kryteriami, aby ocenić, która propozycja spełnia bardziej i/lub lepiej uzgodnione kryteria.

Wybierz najlepszą alternatywę

Wynikiem tej oceny wniosków w oparciu o kryteria będzie wybór wniosków i decyzja zostanie podjęta.

Zarządzanie konfliktem

Podczas konfliktu w grupie rolą jaką pełni facylitator jest rozpoznanie reakcji członków grupy na konflikt oraz podjęcie działań mających na celu uniknięcie siedzenia w ogniu konfliktu.

Podstawowe reakcje na konflikt to Walka, Ucieczka i Zamarcie. Osoba walcząca będzie agresywnie bronić swoich racji, może zaciskać pięści i zęby, uporczywie wpatrywać się w oponenta i unosić głos. Reakcja ucieczki związana jest z chęcią opuszczenia miejsca konfliktu, czy to fizycznie czy choćby myślami. Osoba w reakcji ucieczki będzie miała niespokojne nogi, płytki oddech, może trzęść się lub pocić oraz mieć powiększone źrenice. Zamierający uczestnik konfliktu na obniżoną energię, jest senny, może unikać kontaktu wzrokowego lub wpatrywać się, może mieć mdłości, problemy z wysłowieniem się.

Jaką rolę pełni w konflikcie facylitator?

Jako facylitator masz za zadanie przemienienie konfliktu w doświadczenie wzbogacające grupę. Ważne jest zatem, by każda z osób zaangażowanych w konflikt miała możliwość wypowiedzenia się. Możesz zatem zaaranżować spotkanie w formie otwartego forum. Podczas takiego spotkania wszystkie głosy, myśli i uczucia, zwłaszcza te, których nikt nie chce wysłuchać, mogą być swobodnie wypowiadane. Jest to metoda głębokiej demokracji opisana przez Amy i Arnolda Mindell. Na początku dwie lub trzy osoby krótko przedstawiają swoje racje. Następnie, przez większą część spotkania otwierana jest dyskusja. W tej dyskusji każdy może zabrać głos, uczestnicy są zachęcani do dialogu i interakcji. Następnie temat omawiany jest w mniejszych grupach. Na koniec przedstawiane i podsumowywane są opinie wszystkich małych grup

Autorka: Anna Bożewicz